Recruiting

KI-Voice-Agent für Recruiting

Der KI-Voice-Agent automatisiert einen erheblichen Teil der Routineaufgaben von Recruitern. Er ruft Kandidaten eigenständig an, sammelt die erforderlichen Informationen, führt ein Erstscreening durch, beantwortet Standardfragen, koordiniert den Termin für das Vorstellungsgespräch und pflegt den weiteren Kontakt.

Statt dass Recruiter Stunden mit gleichartigen Anrufen verbringen, kann der sprachbasierte KI-Agent gleichzeitig Tausende von Kandidaten bearbeiten. Dies ermöglicht es, Stellenbesetzungen schneller abzuschließen, die Zeit für die Vorauswahl zu verkürzen und mehr Aufmerksamkeit auf Kandidaten zu richten, die tatsächlich den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Erstanruf an Kandidaten

Nach Erhalt der Kandidatenliste nimmt der KI-Voice-Agent eigenständig telefonisch Kontakt mit ihnen auf. Der Agent verwendet ein vorab erstelltes Gesprächsskript und führt die Erstkommunikation durch.

Während des Anrufs kann die KI:

• über die Stelle informieren;

• prüfen, ob der Kandidat am Angebot interessiert ist;

• die Aktualität der Kontaktdaten überprüfen;

• die Berufserfahrung erfragen;

• die aktuelle oder angestrebte Position erfragen;

• das Qualifikationsniveau klären;

• die Stadt und die Bereitschaft zum Umzug erfragen;

• das angestrebte Gehaltsniveau erfragen;

• die Arbeitszeit und das Arbeitsformat klären;

• die Bereitschaft zum Arbeitsantritt erfragen;

• Standardfragen zur Stelle beantworten.

Alle erfassten Informationen werden protokolliert und für die weitere Auswahl der Kandidaten verwendet.

Vorauswahl der Kandidaten

Der KI-Voice-Agent führt ein Erstscreening gemäß den Anforderungen der jeweiligen Stelle durch.

Bevor die Kampagne gestartet wird, definiert der Recruiter die Auswahlkriterien. Zum Beispiel:

• erforderliche Berufserfahrung;

• Ausbildung;

• berufliche Fähigkeiten;

• Kenntnis bestimmter Sprachen;

• Vorhandensein von Zertifikaten;

• Bereitschaft, in einem bestimmten Zeitplan zu arbeiten;

• Möglichkeit, remote oder im Büro zu arbeiten;

• Bereitschaft zu Dienstreisen;

• angestrebtes Gehaltsniveau;

• Vorhandensein der erforderlichen Dokumente;

• andere zwingende Anforderungen der Stelle.

Während des Gesprächs stellt die KI die erforderlichen Fragen und vergleicht die Antworten des Kandidaten mit den festgelegten Kriterien.

Das Ergebnis ist eine vorab gefilterte Datenbank, sodass sich der Recruiter auf die Kandidaten konzentrieren kann, die den Anforderungen entsprechen.

Massenanruf an Kandidaten

Bei einer großen Anzahl von Bewerbungen dauert der manuelle Anruf jedes einzelnen Kandidaten erheblich. Der KI-Voice-Agent ermöglicht die Automatisierung dieses Prozesses und die gleichzeitige Bearbeitung großer Datenbanken.

Die KI kann:

• Hunderte oder Tausende von Kandidaten anrufen;

• nach einem einheitlichen Skript arbeiten;

• die Ergebnisse jedes Anrufs schnell festhalten;

• erneut Kontakt mit Nichterreichbaren aufnehmen;

• interessierte Kandidaten hervorheben;

• perspektivische Kandidaten an den Recruiter übergeben.

Dies ist relevant bei Massenrekrutierung, wenn Unternehmen schnell eine große Anzahl von Bewerbungen verarbeiten müssen.

Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche

Die KI kann nicht nur interessierte Kandidaten identifizieren, sondern auch den Zeitpunkt der nächsten Stufe mit ihnen abstimmen.

Während des Anrufs kann der Agent:

• verfügbare Zeitfenster vorschlagen;

• einen bequemen Tag und eine Uhrzeit erfragen;

• die Vereinbarung festhalten;

• dem Kandidaten Informationen zur nächsten Stufe mitteilen;

• an die Notwendigkeit erinnern, zum Vorstellungsgespräch zu erscheinen oder sich daran zu beteiligen.

Dadurch muss der Recruiter keine Zeit für zahlreiche Anrufe und Korrespondenz zur Abstimmung des Zeitplans aufwenden.

Erneuter Kontakt mit Kandidaten

Nicht jeder Kandidat antwortet auf den ersten Anruf oder ist bereit, sofort eine Entscheidung zu treffen. Der KI-Voice-Agent kann automatisch nach einem festgelegten Zeitraum erneut Kontakt zu den Kandidaten aufnehmen.

Zum Beispiel kann die KI erneut Kontakt aufnehmen, wenn:

• der Kandidat auf den ersten Anruf nicht geantwortet hat;

• er gebeten hat, später erneut anzurufen;

• er beschäftigt war;

• er über das Angebot nachdenken wollte;

• er auf zusätzliche Informationen wartete;

• er die erste Stufe bestanden hat, aber seine Teilnahme an der nächsten noch nicht bestätigt hat.

Dies hilft, die Anzahl der verlorenen Kandidaten zu verringern und den Kontakt während des gesamten Rekrutierungsprozesses aufrechtzuerhalten.

Erinnerungen an Vorstellungsgespräche

Die KI kann vor einem geplanten Vorstellungsgespräch Kontakt zu den Kandidaten aufnehmen und an die Vereinbarung erinnern.

Während des Anrufs kann der Agent klären:

• ob sich der Kandidat an das vereinbarte Vorstellungsgespräch erinnert;

• ob er seine Teilnahme bestätigt;

• ob ihm der vereinbarte Zeitpunkt passt;

• ob zusätzliche Informationen benötigt werden;

• ob der Kandidat bereit ist, Kontakt aufzunehmen.

Derartige Erinnerungen helfen, die Anzahl verpasster Vorstellungsgespräche zu reduzieren und die Effizienz der Arbeit der Recruiting-Abteilung zu steigern.

Arbeit mit der Datenbank ehemaliger Kandidaten

Der KI-Voice-Agent kann nicht nur für neue Bewerbungen verwendet werden. Das Unternehmen kann erneut mit seiner eigenen Datenbank von Kandidaten arbeiten, die zuvor eine Vorauswahl durchlaufen haben, aber nicht eingestellt wurden.

Die KI kann mit solchen Kandidaten Kontakt aufnehmen und erfragen:

• ob die Jobsuche für sie aktuell ist;

• ob sie an neuen Stellen interessiert sind;

• ob sich ihre Erfahrung oder Qualifikation geändert hat;

• ob die neuen Bedingungen für sie geeignet sind;

• ob sie bereit sind, eine erneute Vorauswahl zu durchlaufen.

Dadurch erhält das Unternehmen eine zusätzliche Quelle für Kandidaten, ohne ständig neue Leute suchen zu müssen.

Analyse der Ergebnisse des Anrufs

Nach Abschluss der Kampagne erhält der Recruiter die Ergebnisse der Arbeit des KI-Voice-Agenten.

Das System zeigt:

• Anzahl der getätigten Anrufe;

• Anzahl der erfolgreichen Kontakte;

• Anzahl der nicht verbundenen Anrufe;

• Anzahl der interessierten Kandidaten;

• Anzahl der Kandidaten, die den Anforderungen entsprechen;

• Anzahl der vereinbarten Vorstellungsgespräche;

• Gründe für die Absage;

• Ergebnisse der erneuten Anrufe;

• häufigste Fragen der Kandidaten.

Dies ermöglicht es, die Effizienz der Kampagne schnell zu bewerten und zu verstehen, an welchen Stufen Kandidaten verloren gehen.

Warum der KI-Voice-Agent für das Recruiting nützlich ist

Die Automatisierung der Erstkommunikation ermöglicht es Recruiting-Firmen und internen HR-Abteilungen, den Umfang der Routinearbeit erheblich zu reduzieren.

Die KI übernimmt wiederkehrende Operationen:

Anruf → Datensammlung → Screening → Auswahl → Terminvereinbarung → Erinnerung → erneuter Kontakt.

Als Ergebnis haben Recruiter mehr Zeit, um mit den vielversprechendsten Kandidaten zu arbeiten, Interviews durchzuführen und Einstellungsentscheidungen zu treffen.